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Statuts

Les statuts

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(votés en assemblée générale constitutive le 9 décembre 1997, modifiés à l’assemblée générale extraordinaire du 10 juin 2010 )

 

Article 1.

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, dénommée « AVENIO-UTILISATEURS ».

 

Article 2.

Cette association a pour but : de permettre l’établissement entre ses divers membres de liens professionnels et techniques autour de l’utilisation du système de gestion informatique Avenio™ ; de permettre également la formation et le perfectionnement des personnes travaillant avec ce système ; d’organiser des rencontres autour de la gestion informatique des fonds et des collections ; d’autoriser à terme la constitution d’un réseau documentaire informatique et d’une manière générale d’encourager le développement et l’amélioration de l’ensemble des produits de la gamme Avenio™.

 

Article 3.

Son siège est fixé aux Archives municipales d’Avignon, 6 rue Saluces 84000 Avignon. Il peut être transféré sur simple décision du bureau. Dans ce cas les archives seront remises au nouveau président.

 

Article 4.

La durée de l’association est illimitée.

 

Article 5.

Les moyens d’action de l’association sont tous moyens de rencontres, d’échanges, de communication, de réflexion entre ses membres.

La communication par message électronique est le moyen ordinaire d’échange entre les membres de l’association.

 

Article 6.

Les ressources de l’association se composent :

  • des cotisations-abonnements dont le montant annuel est fixé par l’assemblée générale.
  • de subventions qui pourraient lui être accordées par l’Etat, les collectivités territoriales, des sociétés ou institutions publiques ou privées ;
  • des sommes perçues en contrepartie des prestations fournies par l’association ;
  • de toutes autres ressources autorisées par les textes législatifs et réglementaires.

 

Article 7.

L’association est composée de personnes morales utilisatrices du logiciel Avenio™ et ayant acquitté leur cotisation annuelle. Les membres de l’Association ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont conférées. Ils pourront toutefois obtenir le remboursement des dépenses engagées pour les besoins de bon fonctionnement de l’association, sur justification et après accord du président. Les membres de l’association ne peuvent être tenus responsables, sur leurs biens, des engagements pris par l’association.

 

Article 8.

Chaque personne morale ne dispose en cas de vote que d’une voix, quel que soit le nombre de participants aux travaux et délibérations.

 

Article 9.

La qualité de membre de l’association se perd : – par la démission ; – par la radiation prononcée d’office après constatation sur deux exercices du non-paiement de la cotisation-abonnement. – par la radiation prononcée pour motifs graves par le bureau, après que le membre intéressé a été invité par lettre recommandée à se présenter devant le bureau pour fournir des explications.

 

Article 10.

L’association se réunit en assemblée générale tous les deux ans sur convocation du président. Elle entend les rapports sur la gestion du bureau et sur la situation financière et matérielle de l’association ainsi que le rapport d’activité du comité scientifique. Elle approuve les comptes de l’exercice clos, ainsi que le budget de l’exercice suivant, présentés par le bureau, délibère sur les questions mises à l’ordre du jour et pourvoit au renouvellement du comité scientifique. Chaque membre de l’assemblée dispose d’une voix, et en cas de partage la voix du président est prépondérante. Les votes peuvent être organisés par correspondance après envoi des différents rapports et des listes de candidatures.

 

Article 11.

Le bureau est élu pour une durée de deux années par le comité. Il se réunit au moins une fois par semestre. Le bureau se compose d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire, d’un secrétaire-adjoint, d’un trésorier et d’un trésorier-adjoint.

Le bureau assure la gestion de l’association, exécute les décisions du comité scientifique et de l’assemblée générale et prépare la réunion de cette dernière.

Le président est chargé d’exécuter les décisions du bureau et de veiller au bon fonctionnement de l’association. Il la représente en toutes circonstances. En cas d’empêchement, il est remplacé par le vice-président.

Le secrétaire, assisté du secrétaire-adjoint, assure la bonne tenue des archives et rédige les procès-verbaux des séances du bureau et de l’assemblée générale.

Le trésorier perçoit les cotisations-abonnements, surveille et contrôle la perception des ressources et leur emploi ainsi que la comptabilité de l’association. Il est remplacé en cas d’empêchement par le trésorier-adjoint.

Le président, ou le vice-président en cas d’empêchement, et le trésorier ont seuls le pouvoir d’engager les dépenses de l’association.

 

Article 12.

Le comité scientifique assure l’administration de l’association. Il est composé de 15 à 25 membres représentatifs des différentes catégories d’utilisateurs du logiciel Avenio™. Il a pour missions :

  • d’élaborer le programme du travail de l’association ;
  • de réfléchir, en liaison avec la société Di’X, aux évolutions du logiciel et de valider les propositions de mise à jour faites par les utilisateurs ;
  • de diffuser la connaissance technique du logiciel auprès des utilisateurs et de favoriser la formation au logiciel.
  • de veiller à la bonne exécution par le bureau des décisions de l’assemblée générale : à ce titre, il se prononce à la fin de chaque année sur les comptes de l’association et le budget de l’année à venir et atteste qu’ils sont conformes aux décisions de l’assemblée générale

Le comité scientifique peut également se prononcer, à la demande du bureau, sur toute question intéressant l’association. Les conclusions du comité scientifique sont validées par le bureau. Elles font l’objet d’un compte rendu porté à la connaissance des membres de l’association.

Le comité scientifique est désigné par l’assemblée générale pour deux ans ; il élit son président en son sein. Le comité peut, associer à ses travaux tout membre de l’association dont il juge la présence utile

Le comité scientifique se réunit au moins trois fois par an, sur convocation de son président, avec l’accord du président de l’association.

 

Article 13.

Le secrétaire doit se faire connaitre dans les trois mois à la préfecture du département où l’association a son siège social, tous les changements intervenus dans l’administration ou la direction de l’association, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts. Les modifications et changements sont en outre consignés sur un registre spécial coté et paraphé.

Les registres de l’association et ses pièces de comptabilité sont présentés, sans déplacement, sur toute réquisition du préfet, à lui-même ou à son délégué, ou à tout fonctionnaire accrédité par lui ; le rapport annuel et les comptes de chaque année sont adressés au préfet du département où se trouve le siège de l’association.

 

Article 14.

Les présents statuts peuvent être modifiés sur proposition du bureau ou de l’assemblée générale.

Cette proposition sera portée à l’ordre du jour de l’assemblée générale suivante. Toute modification de statuts devra, pour être valable, être décidée à la majorité absolue des membres présents ou représentés.

 

Article 15.

L’assemblée générale appelée à se prononcer sur la dissolution de l’association et convoquée spécialement à cet effet par le président, ou, en cas d’empêchement, par le vice-président doit comprendre majorité des membres adhérents.

Si cette proportion n’est pas atteinte, l’assemblée est convoquée de nouveau à un mois au moins d’intervalle et, cette fois, peut valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents.

Le bureau propose à l’assemblée générale qui les désigne, un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’association. Il attribue l’actif net conformément à la loi, et règle avec précision le sort des archives.

En cas d’absence de vie sociale pendant deux ans (aucune réunion du comité scientifique ni de l’assemblée générale), l’assemblée générale de dissolution peut être convoquée par n’importe lequel des membres du dernier bureau actif ou par un dixième des membres de l’association.

La dissolution doit faire l’objet d’une déclaration à la préfecture ou à la sous-préfecture du siège social.